Il est important de passer du temps avec votre équipe et je vous propose un processus intitulé Alignement d’équipe dont l’agenda est le suivant :
Je vous ai entendu…
La Vision de l’Entreprise
Nos domaines d’activité
Nos Valeurs
Nos Objectifs de l’année
La suite
Au préalable, vous aurez pris le soin de passer du temps avec chacun individuellement. Je conseille à mes clients d’insérer les 12 questions du fameux Q12 de Gallup et de compléter par des questions sur leur pourcentage de motivation (si il est inférieur à 100%, de quoi ont-ils besoin pour qu’il augmente), leur satisfaction par rapport aux collègues, à la direction, à leur rémunération, à la communication de façon large dans l’entreprise. S’il était à votre place, quelles seraient les 3 choses qu’il changerait.
Ensuite vous réalisez une synthèse que vous présenterez sous la forme de « Je vous ai entendu » et vous leur proposerez des premières actions concrètes dans un laps de TEMPS défini. Pour certaines demandes auxquelles vous ne pouvez pas répondre, il est plus que conseiller de l’indiquer et d’en donner la raison. Et pour d’autres demandes, vous les impliquerez dans la réflexion et la mise en œuvre.
Après cette synthèse, vous rappellerez la Vision de l’entreprise même si vous l’avez fait dernièrement car cette notion est plus que vague pour les collaborateurs. Vous rappellerez ensuite vos domaines d’activité car l’environnement change vite, qui sont vos clients, et en quoi vous faites la différence par rapport à la concurrence.
Le point suivant est très important pour le liant entre les personnes, à savoir quelles sont les valeurs qui nous unissent et qui font que nous sommes heureux de venir travailler le matin.
Si les valeurs ont déjà été définies, il s’agira d’un rappel, si non ce sera l’occasion de les définir ainsi que leur signification et la raison pour laquelle nous les avons choisies. Si vous souhaitez en savoir plus sur le comment mettre en œuvre ce processus, n’hésitez pas à me contacter. Les valeurs sont fondamentales et sont le garde fou par rapport aux comportements acceptables et inacceptables au sein de l’entreprise et dans nos relations avec l’extérieur (clients, partenaires, fournisseurs).
Vous présenterez les objectifs de l’année :
- Financiers (CA, Marges, REX, encours clients, délai de paiement, etc.)
- Clients (nombre de nouveaux clients, nombre de nouveaux clients, nombre de commandes par client, valeur moyenne de chaque commande par client, marge par client, etc.)
- Produits et services (nouveautés prévues, modifications, élargissement de la gamme, etc.)
- Equipe (recrutement, formation, développer la confiance, vis ma vie, etc.)
- Marketing et communication (lister les actions prévues)
- Processus (nouveau système de gestion, de téléphone, rédaction des processus clés, etc.)
Vous insisterez sur le Pour Quoi de chacun d’entre eux et mentionnerez que vous reviendrez rapidement vers eux pour leur demander leur suggestion pour leur réalisation.
Conseils :
Pendant la réunion, stimuler vos collaborateurs pour leur demander de réagir.
Pendant la réunion, informez-les que vous les solliciterez pour définir les plans d’actions pour réaliser les objectifs
Tout objectif doit être Spécifique, Mesurable, Accepté, Atteignable, Réaliste dans une période de Temps.
Si vous avez des managers en charge de certains objectifs, laissez-les les présenter.
La suite :
- Leur demander ce qu’ils souhaitent
- Bâtir ensemble pendant la réunion le plan d’actions de la suite
- Avoir dans les cartons l’atelier sur bâtir la confiance entre les personnes
- Avoir dans les cartons l’atelier sur comment mieux communiquer entre nous
- Remercier les personnes pour leur participation
- Fournir un compte rendu de l’Alignement d’équipe ou tout simplement la présentation annotée en direct des éléments qui ont émergés.
- Prendre rendez-vous pour la prochaine réunion qui validera les valeurs quitte à la cumuler avec celle sur la confiance ou sur la communication
- Mettre en place rapidement des actions concrètes par rapport au « Je vous ai entendu »
- Impliquer les gens dans les actions en nommant un ou 2 leaders par projet
- Rappelez-vous du T de SMART
- Tenez vos engagements
Je vous souhaite une belle réunion dynamisante et enthousiasmante.